Im Handelsverkehr hat der Gesetzgeber in § 362 HGB unter bestimmten Voraussetzungen dem Schweigen des Kaufmanns die rechtliche Qualität eine Willenserklärung zugebilligt. In Anknüpfung daran konnte sich unter Kaufleuten Gewohnheitsrecht bilden, dass über den Anwendungsbereich des § 362 HGB hinaus Schweigen den Kaufmann verpflichten kann.

Der Unterschied zwischen Auftragsbestätigung und kaufmännischem Bestätigungsschreiben besteht darin, dass die Auftragsbestätigung sich meist als eine Annahme eines Angebots zum Vertragsschluss darstellt, während das kaufmännische Bestätigungsschreiben seinem Inhalt nach nicht erst den Vertragsschluss herbeiführen will, sondern von einem bereits geschlossenen Vertrag ausgeht und dessen Inhalt lediglich informatorisch bestätigt.

Geht einem Kaufmann ein solches echtes kaufmännisches Bestätigungsschreiben zu und reagiert er darauf nicht, so gilt der Vertrag mit dem Inhalt des kaufmännischen Bestätigungsschreibens, gleichgültig, ob die Beteiligten sich wirklich schon über den Vertragsinhalt verständigt haben und ob der Vertrag mit diesem Inhalt geschlossen wurde. Je nachdem kann also durch Schweigen auf ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben ein Vertrag zustande kommen oder der Inhalt eines geschlossenen Vertrags geändert werden.

Mit den gewohnheitsrechtlich geltenden Regeln für kaufmännische Bestätigungsschreiben soll Vertrauensschutzbedürfnissen im Handelsverkehr Rechnung getragen werden. Aus diesem Zweck ergeben sich auch die Grenzen der Regelung: Weicht der Urheber eines kaufmännischen Bestätigungsschreibens bewusst von den Vereinbarungen der Geschäftspartner ab oder entfernt sich der Inhalt des kfm. Bestätigungsschreibens so weit vom bisherigen Verhandlungsergebnis, dass mit einer Zustimmung des Empfängers nicht zu rechnen ist, gilt das Schweigen des Empfängers nicht als Zustimmung.